Zeiterfassung im Matrix-System

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Das Matrix-System der Firma dormakaba wurde 2018 zur Ablösung des Altsystems IPEV für die Zutrittssteuerung und Zeiterfassung an der Hochschule Mittweida eingeführt. Matrix ist eine reines Online-System, d.h man benötigt lediglich einen aktuellen Browser für die Nutzung aller Funktionalitäten. Das System erlaubt die detaillierte und komfortable Zeiterfassung für alle Mitarbeiter an der Hochschule Mittweida.

Die Erfassung der Arbeitszeit kann über die Zeitterminals mittels der HSWM-Card erfolgen oder direkt online über die Webseite von Matrix, sofern der Mitarbeiter für die elektronische Zeiterfassung eingerichtet sind.

Matrix ist aus dem Hochschulnetz über die nachfolgende URL erreichbar:
https://matrix.hs-mittweida.de

Hinweis: Sollten sie das System von Außerhalb nutzen wollen, so stellen sie bitte zunächst eine VPN-Verbindung her.

Kommen und Gehen online erfassen

Screenshot "Gehen/Kommen"

Sie können im Matrix-System online ihren Dienstbeginn und ihr Dienstende erfassen. Dazu loggen sie sich auf der Matrix-Seite ein und gehen über den obigen Reiter „Self Service“ in den Unterpunkt „Buchung“. Mit einem Klick auf den Button „Kommen“ wird der Beginn ihrer Arbeitszeit erfasst und wird in der Liste mit der aktuellen Uhrzeit angezeigt. Sobald sie ihrer Dienst beendet haben, verbuchen sie dies auf derselben Seite mit einem Klick auf „Gehen“. Die regulären Pausenzeiten werden gemäß der aktuellen Arbeitszeitregelungen automatisch abgezogen und müssen nicht erfasst werden.

Weiterhin haben sie unter dem Menüpunkt "Monatsübersicht" bzw. "Jahresübersicht" die Möglichkeit einen detaillierte Übersicht über ihre bereits gebuchte Arbeitszeit zu erhalten. Hier können sie bspw. die Summe ihrer Mehrarbeitsstunden ablesen und nachvollziehen.

Sollten die angezeigte Soll-Arbeitszeit von ihrem Arbeitsvertrag bzw. Dienstvereinbarung abweichen, so wenden sie sich bitte an das Dezernat Ressourcenmanagement.

Abwesenheiten eintragen

Sobald man an einem regulären Arbeitstag nicht direkt vor Ort arbeitet, sei es bedingt durch eine Dienstreise, Krankheit oder Urlaub, muss eine Korrektur der Arbeitszeit im Matrix-System beantragt werden, da sonst eine Fehlzeit verbucht wird und das Arbeitszeitkonto nicht mehr stimmig ist.

Screenshot "Neue Korrektur"

Das Buchen einer solchen Korrektur der Arbeitszeit erfolgt über den Menüpunkt "Korrekturen" im Reiter "Self Service". Hier muss eine Beschreibung der Abwesenheit, sowie eine Korrekturart ausgewählt werden, d.h. handelt es sich hier um Urlaub, Krankheit eine Dienstreise oder anderes. Je nach gewählter Korrekturart wird nun das Anfangs-, Enddatum, sowie ggf. eine Zeitangabe (bspw. bei Facharztbesuchen) angegeben. Nach einem Klick auf "Übernehmen" wird die Korrektur abgesendet bzw. beantragt.

Screenshot "Antragdetails"

Ihr eingetragener Vorgesetzter bekommt nun eine Mail mit der Bitte sich ihren Antrag zu prüfen. Sie können sich den aktuellen Stand ihres Antrages unter dem Menüpunkt "Meine Anträge" auch anzeigen lassen. Zudem ist es in der Detailansicht (Klick auf den jeweiligen Antrag) auch möglich einen gestellten Antrag zu stornieren, dies könnte bspw. der Fall sein, wenn nachträglich fehlerhafte Eingaben aufgefallen sind. Hat ihr Vorgesetzter den Antrag genehmigt oder abgelehnt, werden sie per Mail benachrichtigt. Zudem hält ihre eingetragene Stellvertretung ebenfalls eine Information über ihre genehmigte Abwesenheit. Nach der Genehmigung ihres Antrages ist die Korrektur im System eingetragen und wirkt sich ab diesem Zeitpunkt auf ihre Soll-Arbeitszeit aus.

Abwesenheiten prüfen und genehmigen

Screenshot "Genehmigung"

Sind sie als Vorgesetzter eingetragen, so müssen sie die Abwesenheiten ihrer Mitarbeiter prüfen. Sobald ein Mitarbeiter einen Korrekturantrag erstellt, werden sie per Mail über diesen Antrag informiert. Zur Prüfung loggen sich auf der Matrix-Seite ein, dort können sie dann über den Menüpunkt "Genehmigungen" alle offenen Anträge einsehen, die ihnen zugeordnet sind. Den gestellten Antrag können Sie nun über die beiden Buttons "Genehmigen" oder "Ablehnen". Sollten sie einen Antrag ablehnen, ist es zudem noch erforderlich eine Begründung in das erscheinende Textfeld zu schreiben. In beiden Fällen wird der Antragsteller per Mail über ihre Entscheidung benachrichtigt.