Zeiterfassungssystem (Matrix)
Allgemeines
Was ist MATRIX?
MATRIX ist das an der Hochschule Mittweida eingesetzte Zeiterfassungs- und Zutrittssystem der Firma dormakaba. Es ist aus dem Hochschulnetz über die URL https://matrix.hs-mittweida.de erreichbar. Für die Interaktion mit dem System ist lediglich ein aktueller Browser erforderlich.
Jedem Mitarbeiter, der an der Zeiterfassung teilnimmt, ist es möglich sich am MATRIX-System anzumelden und sein Zeiterfassungsdaten anzuschauen. Bestimmte Personen haben entspechend ihrer Aufgaben weitergehende Rechte, bspw. die Zutrittsverwaltung für bestimmte Gebäude.
Wo finde ich Hilfe und an wem wende ich mich bei Problemen?
Neben der vorliegende FAQ-Seite, finden sie allgemeine Hilfeseite hier. Für die tiefgreifende Bedienung (Zeitverwaltung, Zutrittsmanagment) finden sie in den jeweiligen Systembereichen im Abschnitt "Hilfe" das Handbuch des MATRIX-Systems.
Ihre Ansprechpartner im Dezernat Ressourcenmanagement sind Frau Raschke und Frau Sperber. Diese kümmern sich um inhaltliche Fragen bezüglich der Zeiterfassung.
Bei Fragen oder Problemen mit dem Zutritten zu den einzelnen Häusern wenden sie sich an Frau Pietzsch (Zentrale Schließung). Für die Zutritte innerhalb der Fakultäten sind die jeweiligen Verantwortlichen direkt anzusprechen.
Bei technischen Fragen oder Problemen mit dem System wenden sie sich an das NCC
Wo sehe ich wer mein Vorgesetzter/Genehmiger ist?
Leider gibt es keine Möglichkeit der direkten Anzeige im MATRIX-System, da dies systemseitig nicht vorgesehen ist. Wir haben allerdings ein Zusatzprogramm entwickelt, mit dem man diese Daten ebenfalls einsehen kann. Sie kommen zu diesem Zusatzprogramm aus dem MATRIX-System über die das "Auge"-Symbol in der oberen rechten Ecke. Anschließend klicken sie auf den blauen Button "Nutzerinformationen anzeigen".
Alternativ können sie die Informationsseite auch direkt aufrufen.
Urlaub
Wo sehe ich wie viele Urlaubstage ich noch habe?
Die aktuelle Anzahl ihrer Urlaubstage können sie im "Self Service" im Abschnitt "Meine Person" unter "Urlaubskonten" anschauen. Weiterhin können sie die Resturlaubstage am Terminal abrufen. Dazu drücken sie die Infotaste ("i") und halten anschließend ihren Ausweis an das Gerät. Beachten sie dabei bitte, dass sich die angezeigten Resturlaubstage auf den heutigen Tag beziehen und noch nicht abzüglich in Zukunft geplanten Urlaub sind.
Wie kann ich Urlaub beantragen?
Die Beantragung des Urlaubs wird über eine Korrektur vorgenommen. Dazu klicken sie im "Self Service" in den Abschnitt "Korrekturen" und wählen dort die Korrekturart "Urlaub" aus. Nach der Angabe des Zeitraumes und ggf. eines optionalen Kommentars schicken sie diesen Antrag mit einem Klick auf "Übernehmen" ab.
Ihr Vorgesetzter bekommt nun eine Nachricht über ihren Antrag und kann diesen nun Genehmigen oder Ablehnen. Zudem wird ihr eingetragener Stellvertreter über ihren eingereichten Urlaubszeitraum informiert.
Krankheit
Was muss ich tun wenn ich krank bin bzw. war?
Krankheitstage müssen an das Dezernat Ressourcenmanagement mittels des Formblattes 'Anlage zum Krankenschein' gemeldet werden. Dies gilt für Krankheitstage mit oder ohne Krankenschein, sowie für Abwesenheiten für die Kinderbetreuung ("Kind krank"). Facharztbesuche während der regulären Arbeitszeit sind ebenfalls mit einem entsprechenden Nachweis einzureichen.
Was muss ich tun wenn ich wegen meinem kranken Kind zu Hause geblieben bin?
Wenn sie zur Betreuung ihres kranken Kindes zu Hause bleiben, so folgen sie ebenfalls der regulären Krankmeldung, wie im obigen Abschnitt beschrieben. Eine Bescheinigung des zuständigen Kinderarztes ist hier, neben der Unterschrift ihres Vorgesetzten, notwendig.
Wie muss ich einen Facharztbesuch während der Arbeitszeit anzeigen?
Ist ein Facharztbesuch während der regulären Kernarbeitszeit notwendig, so buchen sie zunächst ganz regulär im MATRIX-System. Wenn sie zum Arztbesuch gehen, buchen sie sich online oder am Terminal aus ("Gehen") und nach ihrer Rückkehr wieder ein ("Kommen"). Den nachweis für den Facharztbesuch senden sie bitte anschließend an das Dezernat Ressourcenmanagement.
Pause
Wird die Pause automatisch abgezogen?
Die regulären Pausenzeiten werden gemäß der aktuellen Arbeitszeitregelungen automatisch abgezogen und müssen nicht erfasst werden. Konkret wird ab 6 Stunden Arbeitszeit eine Pause von 30 Minuten und ab 9 Stunden eine Pause von 45 Minuten abgezogen.
Der Abzug erfolg dabei dynamisch, d.h. bei einer Arbeitszeit von bspw. 6:20 Stunden wird nur eine Pause von 20 Minuten abgezogen. Mit diesem Abzug wird somit wieder die Arbeitszeit von 6 Stunden erreicht, unter der keine Pause notwendig ist.
Wie kann ich eine abweichende Pause verbuchen?
Sollten sie in eine längere Pause gehen, so können sie sich am Terminal oder online ganz regulär ausbuchen und nach ihrer Pause wieder einbuchen. Bei der automatischen Pausenermittlung wird ihre Abwesenheit dann korrekt verarbeitet.
Wollen sie ihre Pause nachträglich eintragen, so können dies über eine "Pause"-Korrektur machen. Dazu legen sie im Abschnitt "Korrektur" eine neue Korrektur mit der Korrekturart "Pause" an. Das Gültigkeitsdatum setzen sie dabei jeweils auf den gewünschten Tag, in der obigen Spalte geben sie anschließend den beginn der Pause und darunter das Ende an. Diese Korrektur ist sofort gültig und muss nicht vom Vorgesetzten genehmigt werden.