Zeiterfassung im Matrix-System: Unterschied zwischen den Versionen

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Das Matrix-System der Firma dormakaba wurde 2018 zur Ablösung des Altsystems IPEV für die Zutrittssteuerung und Zeiterfassung an der Hochschule Mittweida eingeführt. Matrix ist eine reines Online-System, d.h man benötigt lediglich einen akteuellen Browser für die Nutzung aller Funktionalitäten. Das System erlaubt die detaillierte und komfortable Zeiterfassung für alle Mitarbeiter an der Hochschule Mittweida.  
 
Das Matrix-System der Firma dormakaba wurde 2018 zur Ablösung des Altsystems IPEV für die Zutrittssteuerung und Zeiterfassung an der Hochschule Mittweida eingeführt. Matrix ist eine reines Online-System, d.h man benötigt lediglich einen akteuellen Browser für die Nutzung aller Funktionalitäten. Das System erlaubt die detaillierte und komfortable Zeiterfassung für alle Mitarbeiter an der Hochschule Mittweida.  

Version vom 28. Juni 2018, 10:43 Uhr

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Das Matrix-System der Firma dormakaba wurde 2018 zur Ablösung des Altsystems IPEV für die Zutrittssteuerung und Zeiterfassung an der Hochschule Mittweida eingeführt. Matrix ist eine reines Online-System, d.h man benötigt lediglich einen akteuellen Browser für die Nutzung aller Funktionalitäten. Das System erlaubt die detaillierte und komfortable Zeiterfassung für alle Mitarbeiter an der Hochschule Mittweida.

Die Erfassung der Arbeitszeit kann über die Zeitterminals mittels der HSWM-Card erfolgen oder direkt online über die Webseite von Matrix, sofern sie für die elektronische Zeiterfassung eingerichtet sind.

Erreichbar ist Matrix aus dem Hochulnetz über die folgende URL:
https://matrix.hs-mittweida.de

Kommen und Gehen online erfassen

Screenshot "Gehen/Kommen"

Sie können im Matrix-System online ihrer Dienstbeginn und ihr Dienstende erfassen. Dazu loggen sich auf der Matrix-Seite ein und gehen über den Reiter „Self Service“ in den Unterpunkt „Buchung“. Mit einem Klick auf „Kommen“ wird der Beginn ihres Dienstes erfasst und taucht in der Liste mit der aktuellen Uhrzeit auf. Sobald sie ihrer Dienst beendet haben, verbuchen sie dies auf derselben Seite mit einem Klick auf „Gehen“. Die regulären Pausenzeiten werden gemäß Arbeitszeitbestimmung automatisch abgezogen und müssen nicht erfasst werden.

Weiterhin haben sie unter dem Menüpunkt "Monatsübersicht" bzw. "Jahresübersicht" die Möglichkeit einen detaillierte Übersicht über ihre bereits gebuchte Arbeitszeit zu erhalten. Hier können sie bspw. die Summe ihrer Mehrarbeitsstunden ablesen und nachvollziehen.

Sollten die angezeigte Soll-Arbeitszeit von ihrem Arbeitsvertrag abweichen, so wenden sie sich bitte an das Dezernat Ressourcenmanagement.

Abwesenheiten eintragen

Sobald man an einem regulären Arbeitstag nicht direkt vor Ort arbeitet, sei es bedingt durch eine Dienstreise, Krankheit oder Urlaub, muss eine Korrektur der Arbeitszeit im Matrix-System beantragt werden, da sonst eine Fehlzeit verbucht wird.

Screenshot "Neue Korrektur"

Das Buchen einer solchen Korrektur der Arbeitszeit erfolgt über den Menüpunkt "Korrekturen". Hier muss eine Beschreibung der Abwesenheit, sowie eine Korrekturart ausgewählt werden, d.h. handelt es sich hier um Urlaub, Krankheit eine Dienstreise oder anderes. Je nach gewählter Korrekturart wird nun das Anfangs-, Enddatum, sowie ggf. eine Zeitangabe (bspw. bei Facharztbesuchen) angegeben. Nach einem Klick auf "Übernehmen" wird die Korrektur abgesendet.

Screenshot "Antragdetails"

Ihr eingetragener Vorgesetzter bekommt nun eine Mail mit der Bitte sich ihren Antrag anzuschauen und zu genehmigen. Sie können sich den aktuellen Stand ihres Antrages unter dem Menüpunkt "Meine Anträge" auch anzeigen lassen. Zudem ist es in der Detailansicht auch möglich einen gestellten Antrag zu stornieren, bspw. wenn nachträglich Falschangaben aufgefallen sind. Hat ihr Vorgesetzter den Antrag genehmigt oder abgelehnt, werden sie per Mail benachrichtigt. Zudem hält ihre eingetragene Stellvertretung ebenfalls eine Information über ihre genehmigte Abwesenheit. Nach der Genehmigung ihres Antrages ist die Korrektur im System eingetragen und wirkt sich ab diesem Zeitpunkt auf ihre Soll-Arbeitszeit aus.

Abwesenheiten prüfen und genehmigen

Screenshot "Genehmigung"

Sind sie als Vorgesetzter für Personen eingetragen, so müssen sie Abwesenheiten ihrer Mitarbeiter prüfen. Sobald ein Mitarbeiter einen Korrekturantrag erstellt, wird ein Antrag erzeugt. Sie werden per Mail über diesen Antrag informiert und loggen sich nun auf der Matrix-Seite ein. Über den Menüpunkt "Genehmigungen" können sie alle offenen Anträge einsehen, die ihnen zugeordnet sind. Den gestellten Antrag können Sie nun über die beiden Buttons "Genehmigen" oder "Ablehnen". Sollten sie einen Antrag ablehnen, so ist es zudem noch erforderlich eine Begründung in das scheinende Textfeld zu schreiben. In beiden Fällen wird der Antragsteller per Mail über ihre Entscheidung benachrichtigt.