Abwesenheitsnotiz

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Für Zeiten längerer Abwesenheit vom Studien- oder Arbeitsplatz besteht die Möglichkeit, eine Abwesenheitsnotiz auf dem Mailserver einzurichten. Treffen während dieser Zeit E-Mails ein, so werden deren Absender automatisch informiert und wissen, dass mit einer umgehenden Antwort nicht zu rechnen ist.

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Die Abwesenheitsnotiz wird über das Portal Mein Konto eingerichtet. Im Feld Beginn der Abwesenheit ist das Datum einzutragen, ab dem eingehende Mails automatisch beantwortet werden sollen. Ende der Abwesenheit bezeichnet den letzten Tag, an dem automatisch Antworten gesendet werden. Rechts von jedem Eingabefeld befindet sich jeweils ein Kalendersymbol. Ein Klick auf diese Symbole öffnet einen Kalender, in dem die entsprechenden Tage ausgewählt werden können. In einem Textfeld kann man schließlich eine kurze Nachricht eingeben, die während der eingestellten Zeitspanne automatisch als Antwort auf eintreffende E-Mail-Nachrichten gesendet wird.

Unten rechts befindet sich das Diskettensymbol zum Abspeichern der Daten sowie das Mülleimersymbol zum Löschen und Deaktivieren der Abwesenheitsnotiz.

Während der eingestellten Zeit bekommen die Absender ankommender Mails innerhalb von 7 Tagen nur jeweils ein Mal eine automatische Benachrichtigung zugestellt. Außerdem werden E-Mail-Nachrichten, die offensichtlich von Mailinglisten, Newslettern etc. stammen nicht automatisch beantwortet. Die automatisch versendeten E-Mails werden vom Mailsystem als solche gekennzeichnet, so dass sie von anderen Systemen ihrerseits nicht automatisch beantwortet werden (vorausgesetzt, das Mailsystem auf der Gegenstelle berücksichtigt dies).