Anpassen der Office-Vorlagen

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Die AG Internet (AGI) hat Microsoft Office Vorlagen für das neue Corporate Design (CD) erstellt. Diese müssen aber noch installiert und angepasst werden.

Vorbereitung

Zunächst müssen die zu verwendenden Vorlagen heruntergeladen werden. Sie stehen jeweils in Versionen für Microsoft Office 97-2003 und Microsoft Office 2007 zur Verfügung. Nach dem Download müssen die Vorlagen in den Vorlagen-Ordner von Microsoft Office verschoben werden - üblicherweise ist dies:

C:\Dokumente und Einstellungen\Nutzername\Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen

Das CD, und damit die Vorlagen, basiert auf Schriftarten, die nicht standardmäßig im Windows installiert sind. Es muss geprüft werden, ob die Schrift "Univers" bereits installiert ist. Falls dies nicht zutrifft, steht auf den Webseiten der AGI eine Anleitung dafür bereit.

Personalisierung der Vorlagen

Im hier gezeigten Beispiel wird die Vorlage Brief-Standard unter Microsoft Office 2003 für Herrn Rabe aus dem Rechenzentrum angepasst.
Geöffnete Vorlage
Dazu muss die Vorlage zunächst geöffnet werden.
Wichtig: Dies sollte über den Datei->Öffnen-Dialog von Word geschehen, nicht mittels Doppelklick (da bei Letzterem ein neues Dokument auf Basis der Vorlage erstellt wird).
Bearbeitung der Kopf- und Fußzeilen
Um die persönlichen Daten im Briefkopf zu bearbeiten, muss der Bearbeitungsmodus für Kopf- und Fußzeilen via Anzeige->Kopf- und Fußzeilen geöffnet werden.
Personalisieren des Briefkopfs
Nun können alle persönlichen Daten im Briefkopf eingetragen werden. Auch die Besucheranschrift in der Fußzeile und die Informationen auf der zweiten Seite sind ggf. anzupassen.
Leerzeilenkorrektur
Abschließend sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass das Wort "Mittweida," am Ende des Textfelds im Briefkopf, also eine Zeile über dem Datum, steht. Gegebenenfalls sind weitere Leerzeilen einzufügen.
Speichern
Danach kann die Datei - möglichst mit einem Hinweis auf die vorgenommene Individualisierung, als Vorlage abgespeichert werden. Es ist darauf zu achten, dass die Dateiendung dot (bei Microsoft Office 97-2003) oder dotx (bei Microsoft Office 2007) lautet.

Nun können neue Dokumente auf Basis der Vorlage wie gewohnt erstellt werden.